NIETSDOEN in Projecten #hoedan?
In de serie “Boeken in de Practiek” haal ik inspiratie uit verschillende boeken die ik weer vertaal naar de projectpraktijk. Wat kunnen we ervan opsteken wat is een interessant boek en wat kun je gerust op de plank laten liggen. Zoals de naam van de titel doet vermoeden: ik ga niet voor algemene wijsheden en tegeltjesvernuft. De vraag die ik mezelf stel bij het behandelen van een boek: wat kunnen we er in de praktijk mee
Vandaag: Kunst van het Nietsdoen uit 2001 van Theo Fischer.
Niets doen??
In een projectomgeving klinkt ‘niets doen’ als vloeken in de kerk. “Met nietsdoen is nog nooit een brug gebouwd, een dijk versterkt of een organisatie veranderd” zul je vaak horen. Toch werd mijn nieuwsgierigheid gewekt: hoe kun je een boek schrijven over niets doen. En het boek is zelfs al enkele keren herdrukt.
In zijn boek beschrijft Fischer het toepassen van de Taoïstische wijsheid van ‘Woe-Wei’ (letterlijk: Niet-Handelen). Hij gaat daarin met name in op de toepassing daarvan in het persoonlijk leven. Toch is ook voor een projectteam hierin een belangrijk leermoment te lezen.
Het begint bij observeren. Fischer stelt dat in plaats van voortdurend met onze gedachten door het verleden ten de toekomst te cirkelen, moeten we het huidige moment observeren en daar de aandacht aan geven.
Op de achterflap van het boek van Fischer staat een prima samenvatting van hetgeen hierboven is beschreven: “De kunst van het Niets-doen is de kunst om op het juiste moment te doen wat juist is. En wat juist is openbaart zich vanzelf aan hen die af en toe even stilstaan om te ‘observeren’.”
Ga dus niet rennen en schiet niet direct in de actie-stand (zelfs niet bij calamiteiten!). Maar neem even tijd om werkelijk vrij te observeren. Dat is volgens mij “De kunst van het niets-doen”.
Daadkracht!
In het algemeen zijn de mensen die zich senang voelen in projecten diegene die van aanpakken houden. Daadkrachtig handelen, samen werken en uitdagingen aangaan zijn de kernwaarden die binnen projecten vaak worden genoemd. Als projectmanager en in de begeleiding van projecten heb ik dat vaak ervaren: “kan niet” is geen optie. En de snelheid waarmee problemen actief worden opgelost levert trots op. “Niets doen” is binnen projecten een ver van mijn bed show.
Observeer!
Wie kent dat niet: er komt een mail binnen van een (onder)aannemer die een melding doet van een onverwachte situatie (bijvoorbeeld: er is een nutsvoorziening ontdekt waardoor graafwerkzaamheden moeten worden uitgesteld of worden gewijzigd). Veelal wordt dan bij de betrokken partijen onmiddellijk de vraag gesteld: “hoe heeft dit kunnen gebeuren?” en “wiens schuld is dit?”. Men duikt in de contractinformatie en probeert de schuld bij zichzelf weg te houden.
Deze houding is gelet op Fischer een nutteloze verspilling van energie. Het is beter om de aandacht te geven aan het NU. Bespreek met elkaar wat er aan de hand is en wat mogelijke impact is op de belangrijkste pijlers van het project. Observeer zonder een mening te vormen en zonder te proberen verandering in de situatie te brengen.
Dit vereist een grote mate van bereidheid om naar elkaar te luisteren. Het aloude trio “Luisteren, Samenvatten en Doorvragen” is hierbij een belangrijke tool. Het betekent ook dat je als projectmanager niet direct na het luisteren aan de uitvoering wil beginnen.
Geef ruimte!
Fischer spreekt van het ruimte geven zodat de oplossing van een situatie door ‘het leven’ aan jou wordt gepresenteerd. Ik ga ervan uit dat de meeste opdrachtgevers van projecten niet direct enthousiast zullen reageren als een projectmanager aangeeft dat hij/zij de ruimte geeft aan het ‘het leven’ om een probleem op te lossen.
Toch zit er een waarheid in de gedachte van Fischer. In iedere samenwerking geldt dat de partijen zich verbonden voelen met het gezamenlijke doel. Dat is dus ook zo binnen projecten. Je mag ervan uitgaan dat ook de directe projectpartners graag een bijdrage willen leveren aan de oplossing. Als je als projectteam direct in de actie schiet dan zorg je ervoor dat de andere partij (bijvoorbeeld een aannemer) zich niet uitgenodigd voelt om ook mee te denken. Sterker nog: men voelt zich veelal genoodzaakt om op jouw actie te reageren en daar een mening over te vormen. Zij kunnen dus niet meer de tijd nemen om echt vrij te observeren. Daar mis je dus een kans op creatieve oplossingen of op gedeelde verantwoordelijkheid.
Maak de kring groter
Als je werkelijk de ruimte laat om het probleem te observeren (zonder schuldgevoel of gevoel van falen) dan kun je ook anderen de ruimte geven om deel te laten nemen. Denk daarbij aan in- of externe specialisten, collega’s, vrienden enz. Zolang jij en jouw team vrij kunnen observeren kun je mensen oprecht uitnodigen mee te denken.
“Even niets doen” geeft anderen de ruimte om onbevooroordeeld naar een situatie te laten kijken. Het aloude gezegde luidt: “Twee weten meer dan één.” Dat is ook hier van toepassing.
Het juiste doen
Op de achterflap van het boek van Fischer staat een prima samenvatting van hetgeen hierboven is beschreven: “De kunst van het Niets-doen is de kunst om op het juiste moment te doen wat juist is. En wat juist is openbaart zich vanzelf aan hen die af en toe even stilstaan om te ‘observeren’.”
Ga dus niet rennen en schiet niet direct in de actie-stand (zelfs niet bij calamiteiten!). Maar neem even tijd om werkelijk vrij te observeren. Dat is volgens mij “De kunst van het niets-doen”.
En nu in de Practiek:
Ga voor jezelf na of jij diegene bent die echt de ruimte laat om te ‘observeren’ en wie in het project juist deze ruimte dichttimmert. Is er werkelijk tijd (hoe kort dan ook) om iedereen aan het woord te laten komen? Telt ieders mening? Pas dan is er ruimte om te observeren zonder mening te vormen of zonder verandering te willen aanbrengen in de situatie. Van daaruit kun je dan gezamenlijk verder op een gedragen oplossingsroute. En misschien word je verrast door een oplossing die zo creatief is dat er echt sprake is van Kunst (van het Niets-doen)!
Eén reactie
Interessant Klaas,
Sluit ook aan voor mij bij de U-bocht methode. Niet direct een oplossing verzinnen, maar de tijd nemen om te observeren en onderzoeken.